Jak pozyskać wartościowego pracownika?

W firmach usługowych zespół wykwalifikowanych specjalistów to kluczowy zasób i element przewagi konkurencyjnej organizacji. Jak dobierać pracowników i kształtować zespół, by spełniać wymagania klientów? W tym artykule przedstawię proces rekrutacji i selekcji.

Wszystkie procesy, jakie mają miejsce w firmie, powinny być związane z realizacją strategii biznesowej przedsiębiorstwa. Teoretycznie każdy o tym wie, a jednak niemal wszystkim się zdarza, np. przy rekrutacji nowych pracowników, o tym zapominać. Sprawdź więc, jakie są plany rozwojowe na najbliższe lata, czy będą potrzebne nowe kompetencje do realizacji zaplanowanych projektów, czy będzie trzeba powiększać zespół.

Sprawdź, czy potrzebujesz rekrutacji

Nie w każdej sytuacji rekrutacja nowego pracownika jest panaceum na wszelkie organizacyjne bolączki. Jeśli zespół programistów skarży się na nadmiar pracy, sprawdź czy rzeczywiście wszyscy pracują na maksymalnych obrotach. Czy kierownicy właściwie rozdzielają zadania? Czy pracownicy kreatywni mają odpowiednio komfortowe warunki pracy? Może się okazać, że wystarczy mała reorganizacja, inne rozdzielenie zadań, by aktualny zespół całkowicie wystarczał do wykonania zleceń. Z drugiej strony pamiętaj, że kiedy ludzie się skarżą na nadmiar pracy, to nie zawsze znaczy, że źle pracują. Mogą naprawdę mieć za dużo zadań.

Kogo zrekrutować?

Po małym audycie okazuje się, że naprawdę trzeba powiększyć zespół specjalistów. Kolejnym krokiem jest ustalenie, kogo potrzebujesz. Zastanów się, jakie wymagania stawiasz kandydatowi: wykształcenie, doświadczenie, cechy charakteru, znajomość aplikacji biznesowych, poziom znajomości języków obcych. Warto te wymagania spisać sobie w formie formularza wymagań, który będzie potem pomocny przy selekcji kandydatów.

Rekrutacja wewnętrzna czy zewnętrzna

Jeśli twoja firma jest duża, rozważ rekrutację wewnętrzną. Ma ona szereg zalet. Działa motywująco na zespół i pokazuje ścieżkę kariery w firmie, wiążąc pracowników z firmą. Często też koszty takiej rekrutacji są znacznie niższe. Ponadto wdrożenie osoby, która już zna firmę i procesy w niej zachodzące, wymaga mniej czasu. Wadami rekrutacji wewnętrznej są potencjalne ryzyka rywalizacji w zespole i wykorzystywania więzi koleżeńskich, raczej mały wybór kandydatów i brak dopływu „świeżej krwi”, a co za tym idzie nowych kompetencji.
W mniejszych firmach bardziej optymalne jest pozyskiwanie kandydatów ze źródeł zewnętrznych. Trzeba jednak liczyć się z tym, że rekrutacja zewnętrzna jest bardziej kosztowna – zarówno pod względem finansowym, jak i czasu, jaki trzeba przeznaczyć na proces pozyskania i adaptacji nowego pracownika. Natomiast ma ona zalety, które stanowią przeciwieństwo wad rekrutacji wewnętrznej: można wybierać pracowników spośród większej liczby kandydatów, mamy dopływ nowych umiejętności i większą elastyczność w kwestii wynagrodzenia nowego pracownika.

Ogłoszenie rekrutacyjne

Będziesz go potrzebować niezależnie od sposobu rekrutacji. Już samo dobrze przygotowane ogłoszenie rekrutacyjne jest narzędziem selekcji – przyciąga właściwych kandydatów, a eliminuje niewłaściwych.

Elementy, jakie powinny znaleźć się w ogłoszeniu, prezentujemy na przykładzie poniżej. A są to:

  • logotyp / wizualizacja firmowa,
  • informacja o firmie,
  • lokalizacja / miejsce pracy,
  • nazwa stanowiska,
  • wymagania,
  • oferta,
  • kontakt,
  • termin składania aplikacji,
  • zastrzeżenia prawne.

Kilka słów komentarza. Jak każdy materiał wizerunkowy firmy, a ogłoszenie rekrutacyjne z pewnością nim jest, powinno być ono zgodne z CI (Corporate Identity) firmy. Kilka zdań na temat firmy powoli się zorientować kandydatowi, co to za firma i czym się zajmuje – zachęci do wyszukania większej ilości informacji w Internecie.

Wymagania powinny być sformułowane z lekką nadwyżką, np. jeśli potrzebujemy kogoś z 3 letnim doświadczeniem, napiszmy, że oczekujemy 4 lat doświadczenia. Jest to taka nieformalna „gra” między firmami rekrutującymi a kandydatami – firmy zawyżają wymagania, a kandydaci koloryzują swoje aplikacje…

Nie wolno zamieszczać wymagań dyskryminujących, czyli związanych ze stanem cywilnym czy rodzinnym, płcią, stanem zdrowia, niepełnosprawnością, rasą czy wyznawaną religią. Uwaga: nie można żądać też zdjęcia kandydata. Pod wymaganiami warto napisać, co oferujemy kandydatowi. Będzie to element przyciągający do firmy. Jeśli dysponujemy wysokim budżetem na wynagrodzenie, koniecznie trzeba napisać o atrakcyjnym wynagrodzeniu. Jeśli nie, warto położyć nacisk na inne elementy, np. miłą atmosferę pracy, pakiet socjalny czy szkolenia.
Warto umieścić mały dopisek o kontakcie z wybranymi kandydatami. To takie trochę mało eleganckie zastrzeżenie, jednak lepiej coś takiego umieścić i mieć „czyste sumienie”. Na dole ogłoszenia umieszczamy klauzulę o ochronie danych osobowych.

Gdzie opublikować ogłoszenie?

Przy rekrutacji wewnętrznej ogłoszenie publikujemy w intranecie lub rozsyłamy mailem (lub analogowo na tablicy ogłoszeń). Przy rekrutacji zewnętrznej ogłoszenie wato umieścić na portalach rekrutacyjnych typu pracuj.pl, infopraca.pl, jobpilot.pl czy portalach specjalizujących się w pozyskiwaniu kadr z danej branży. Innym źródłem pozyskania kandydatów są portale społecznościowe typu goldenline.pl czy linkedin.com. Tam można opublikować ogłoszenie i samemu poszukać kandydatów. Nieocenione źródło stanowią też własne kontakty. Warto wśród znajomych „rozpuścić wici”, że poszerzamy zespół i szukamy nowej osoby. Tutaj trzeba pamiętać o tym, że w przypadku nie zatrudnienia poleconej osoby ryzykujemy osłabienie relacji ze znajomym. Jednak do poleconego kandydata często można mieć nieco większe zaufanie niż do osoby „z ulicy”.

Screening aplikacji

Są dwie skrajne odmienne sytuacje, które w praktyce uniemożliwiają wybór kandydata. Pierwsza z nich to ma miejsce wtedy, gdy napłynie bardzo mało aplikacji, z których nie będzie kogo wybrać. Druga to zalew aplikacji, z którym nie będziemy sobie w stanie poradzić.
Pierwsza jest nieco łatwiejsza. Trzeba zweryfikować ogłoszenie i skorzystać z dodatkowego źródła publikacji ogłoszenia. W drugim przypadku trzeba przejrzeć aplikacje. Jak się do tego zabrać? Pierwszy odrzut powinien nastąpić na podstawie ogólnego wrażenia – wyglądu aplikacji, przejrzystości, braku błędów, poprawności językowej. Warto pamiętać, że na przygotowanie CV kandydat miał nieograniczoną ilość czasu, a zatem jego CV świadczy o tym, jak będzie pracował. Przy drugim screeningu pomocny będzie formularz wymagań, który przygotowaliśmy na początku. Sprawdzamy zgodność aplikacji z naszymi wymaganiami. Lepiej to zrobić na zimno i nie dać się zauroczyć dodatkowym umiejętnościom czy ciekawym zainteresowaniom. Osoba, której szukamy, na spełniać określoną rolę w firmie, a nie być naszym kolegą. Dodatkowe umiejętności mogą być wadą, gdyż mogą wiązać się z wyższymi oczekiwaniami finansowymi i dotyczącymi rozwoju osobistego. Z drugiej strony, jeśli wiemy, że będą dodatkowe projekty, w których te kompetencje będą potrzebne, warto zaakceptować taką aplikację.

Spotkanie rekrutacyjne

Przed umawianiem spotkań warto pamiętać o tak przyziemnych sprawach, jak zapewnienie osobnej sali, w której będzie można spokojnie porozmawiać, czy napoje. Niestety spotkania z kandydatami pochłaniają mnóstwo czasu, jednak w tym przypadku nie warto go oszczędzać, gdyż błędy rekrutacyjne bywają bardzo kosztowne. Do spotkania należy przygotować formularz rozmowy rekrutacyjnej z listą pytań, które chcemy zadać kandydatom. Taki formularz jest pomocny przy porównaniu kandydatów, stanowi „wspólny mianownik”. Spotkanie warto umawiać osobiście przez telefon i traktować tę rozmowę jako element selekcji. Warto przygotować sobie krótkie pytanie testujące, które pozwolą nam wstępnie sprawdzić, czy chcemy kandydata poznać osobiście. Lepiej nie umawiać na jeden dzień więcej niż 4 osoby. Na spotkanie należy przeznaczyć godzinę plus 15-minutowy margines. Po każdym spotkaniu warto zaplanować 15-minutową przerwę na sprawy techniczne typu posprzątanie sali po poprzednim kandydacie czy pilne sprawy bieżące. Od razu po każdym spotkaniu trzeba sporządzać notatki. Kandydata należy zawsze poinformować, jakie są dalsze kroki w procesie selekcji. Powinien wiedzieć, kiedy otrzyma odpowiedź (w każdym przypadku) oraz jaką drogą (telefon, email).

Zadania testujące

Jeśli jesteśmy małą firmą, może okazać się, że jedno spotkanie z kandydatem wystarczy do podjęcia decyzji. Lepiej jednak przetestować kandydata w warunkach zbliżonych do zadań, jakie ma wykonywać. Można poprosić o wykonanie jakiegoś zadania lub sprawdzić projekt, który kiedyś wykonał.

Jak wybrać właściwą osobę? Kto będzie dobrym pracownikiem? Na pewno osoba, która spełnia nasze wymagania. Ma konkretne doświadczenie w obszarach, które są dla nas ważne. Kluczowym elementem, którego nie wykształci się na żadnym szkoleniu, są cechy charakteru, usposobienie i podejście do pracy. Miłym, ale ważnym ozdobnikiem jest osoba, która jest sympatyczna, uprzejma, o wysokiej kulturze osobistej, bo te cechy wpływają na atmosferę pracy. Warto docenić też rolę intuicji. Jeśli mamy do czynienia z osobą, która spełnia nasze wymagania, a mimo to „coś nam nie pasuje”, to lepiej jej nie zatrudniać.

Ostatni etap procesu selekcji: wdrożenie

Wybraną osobę należy skierować do działu HR i monitorować proces zawierania umowy. Należy pamiętać o przygotowaniu stanowiska pracy oraz sprzętu. Nie ma gorszego zgrzytu na początku pracy niż to, że nowy pracownik siedzi przy pustym biurku i nie ma na czym pracować. Nie można też zostawiać go samego Należy przeprowadzić szkolenie wdrażające i wskazać osobę, która będzie mu służyła pomocą. Im bardziej się przyłożymy do wprowadzenia nowej osoby do firmy, tym szybciej ta inwestycja nam się zwróci.

Rekrutacja elementem PR

Cały proces rekrutacji i selekcji jest elementem budowania wizerunku firmy, działaniem public relations. Poczynając od publikacji ogłoszenia, które wpływa na liczbę odwiedzin serwisu www, poprzez sposób kontaktu z kandydatami i prowadzenia rozmowy oraz… odmawiania osobom niewybranym. Można po tym poznać klasę firmy. Rekruterzy nierzadko uważają, że nie mają czasu na obdzwanianie osób, z którymi się widzieli. Jednak taki kontakt ma podstawowe znaczenie. To prosty sposób na wyróżnienie się na tle rynku i budowanie wizerunku dobrego pracodawcy (employer branding). Kandydat, który został potraktowany z szacunkiem, będzie się dobrze wyrażał o nasze firmie, nawet jeśli go nie wybierzemy (a na pewno nie będzie się wyrażał źle).

Kilka dobrych rad dla rekrutera

Warto dobrze się do procesu rekrutacji przygotować i zarezerwować czas. Dobry plan działania to połowa sukcesu. Trzeba wciąż pamiętać o celu: pozyskaniu odpowiedniego pracownika. Wszystkim osobom, z którymi odbyło się spotkanie, należy udzielić informacji zwrotnej, najlepiej w formie telefonicznej przez osobę, która rozmawiała wcześniej z kandydatem (suchy email wysłany przez asystentkę jest niedopuszczalny).


Artykuł w lekko zmienionej formie ukazał się na łamach nr 02/2011 magazynu SDJ Kariera.

Sprawdź moje referencjezobacz

Ostatnio dodane

Moi Klienci